برداشت ایده‌ها و خروجی رسمی
چرا این ابزار
کشاورزی که کل مزرعه را بکارد و فقط یک‌چهارم آن را درو کند، بیشتر محصول را هدر داده است. بیشتر جلسه‌های ایده‌پردازی همین‌طورند: دنبال یک ایدهٔ جادویی‌اند و بقیه را رها می‌کنند. در حالی که هر جلسه سه هدف دارد: ایدهٔ جادویی، ایده‌هایی که می‌شود شکلشان داد، و انبانی از مفهوم‌ها که فکرهای بعدی را غنی می‌کند.
فهرست برداشت ده قلم دارد: ایده‌های مشخص که آمادهٔ اجرایند؛ ایده‌های نمونه که عملی نیستند ولی اصلی ارزشمند را نشان می‌دهند؛ ایده‌های نهال که آغاز یک ایده‌اند و باید پرورش یابند؛ مفهوم‌های مستقیم که در جلسه گفته شد؛ مفهوم‌های عقب‌کشیده که از ایده‌ها بیرون کشیده می‌شوند؛ جهت‌ها؛ نیازها، یعنی جاهایی که گفتید «باید راهی برای این پیدا کنیم»؛ کانون‌های تازه؛ تغییرها، یعنی جاهایی که نگاه جلسه عوض شد؛ و حال‌وهوای کلی جلسه.
خروجی رسمی با برداشت فرق دارد. برداشت کامل است و برای تیم؛ خروجی رسمی فقط ایده‌های آماده را در قالبی ثابت می‌نویسد، با جمله‌هایی که با «کانون این است که»، «مفهوم این است که»، «ایده این است که» و «ارزش این است که» شروع می‌شوند. این تشریفات بی‌فایده نیست؛ ایده را جدی‌تر می‌کند و کسی که بعداً می‌خواند لازم نیست ذهن شما را حدس بزند.
پیش‌نیازها
- یادداشت‌های جلسه یا ضبط آن.
- یک نفر که در جلسه نقش ثبت را دارد.
- جدولی ده‌ستونی برای برداشت.
اجرا
- ایده‌ها را سه دسته کنید ۱۰ دقیقه
مشخص، نمونه و نهال.
- مفهوم‌ها را ثبت کنید و عقب بکشید ۱۰ دقیقه
مفهوم‌هایی را که در جلسه گفته شد بنویسید و از هر ایده، به‌ویژه ایده‌های نمونه، مفهومش را بیرون بکشید.
- جهت‌ها و نیازها را بنویسید ۵ دقیقه
رویکردهای کلی جلسه و جاهایی که گفتید «باید راهی برای این پیدا کنیم».
- کانون‌های تازه، تغییرها و حال‌وهوا ۵ دقیقه
کانون‌هایی که برای جلسهٔ بعد ماند، تغییر نگاه‌ها به شکل «از این نگاه به آن نگاه رفتیم»، و یک جمله برای حال‌وهوای کل جلسه.
- خروجی رسمی بنویسید ۱۵ دقیقه
برای هر ایدهٔ آماده: کانون همراه با نوعش، مفهوم، ایده و ارزش. ایده‌های شبیه هم را جدا بنویسید، حتی اگر فقط در یک جنبه فرق دارند. صریح باشید، نه کوتاه.
مثال بالینی — جلسهٔ ایده‌پردازی دربارهٔ اتاق بازی بخش کودکان
تیم بخش کودکان یک جلسهٔ ایده‌پردازی دربارهٔ اتاق بازی برگزار کرد. در برداشت، به‌جای نوشتن فقط بهترین ایده، این‌ها هم ثبت شد:
برای هر تخت یک جعبهٔ بازی که بشود ضدعفونی‌اش کرد.
آمادهٔ اجرای آزمایشی بود و مستقیم به فهرست اقدام رفت.
کسی گفت: «کودکان خودشان بازی‌های اتاق را اختراع کنند».
در این شکل عملی نبود، اما مفهوم پشتش، «مشارکت کودک در طراحی فضا»، ثبت شد تا بعداً راه عملی‌اش پیدا شود.
جلسه با «سرگرم‌کردن کودک» شروع شد و کم‌کم به «کم‌کردن ترس کودک از بخش» رسید.
این تغییر نوشته شد، چون خودش کانون جلسهٔ بعد شد.
برای مدیر بخش نوشتند: «کانون: ایده‌هایی دربارهٔ اتاق بازی. مفهوم: بازی فرصتی برای آشنایی کودک با وسایل درمان است. ایده: عروسک‌هایی با گوشی پزشکی و دستبند بیمار در اتاق بازی. ارزش: ترس کمتر هنگام معاینه.»
مدیر بخش بی‌آنکه در جلسه بوده باشد، ایده و دلیلش را فهمید.
دام‌های رایج
- جست‌وجوی فقط ایدهٔ جادویی مفهوم‌ها، ایده‌های نمونه و کانون‌های تازه، بیشتر محصول جلسه‌اند.
- برداشت دیرهنگام فردای جلسه بیشتر جزئیات فراموش شده است. همان روز برداشت کنید.
- خلاصه‌کردن مفهوم در یک کلمه در خروجی رسمی صریح باشید؛ یک کلمه برای خوانندهٔ بعدی معنایی ندارد.
- یکی‌کردن برداشت و خروجی رسمی ایده‌های نمونه برای تیم ارزشمندند، ولی ممکن است تصمیم‌گیرنده را گمراه کنند.
خروجی
- محصول: جدول ده‌قلمی برداشت و چند ایده در قالب رسمی.
- نشانهٔ آمادگی: کسی که در جلسه نبود، با خواندن خروجی بفهمد چه پیشنهاد می‌شود و چرا.
- گام بعد: پرورش ایده پیش از ارزیابی، تا ایده‌های برداشت‌شده پیش از ارزیابی پرورش یابند.